Kas enne firmapidu liigub aeg kiiremini?
Peokorralduse juures saab aeg sageli määravaks oluliste kokkulepete sõlmimisel. “Praegu on alanud aasta kõige kiirem periood,” tunnistab üheks Eesti parimaks pulmatoitlustajaks tunnistatud Põhjala Cateringi juht Marie Lakspere.
Põhjalast toitlustuse tellimisel tasuks broneerimisega algust teha umbes aasta enne pidu. Vaatamata aga sellele, et kalender on tihedalt täis ja üha täitub, kinnitab Lakspere, et ka hilised broneerijad pole lootusetus olukorras – Põhjalast enamasti äraütlevat vastust ei saa.
Tõsi küll, Lakspere rõhutab, et saab kõneleda vaid enda firma eest, sest turul tegutseb palju eri suuruses pakkujaid. “Meie tiim ja inventar võimaldavad korraga toitlustada 1000–2000 peolist, seega saame aegadega olla küllalt paindlikud,” märgib ta.
“Üldjoontes alustatakse suvise ürituse korraldamist ettevõttes veebruarikuus. Alustamise aeg sõltub põhiliselt sellest, kui oluline on ettevõttele ürituse toimumise kuupäev. Kui selles osas ollakse paindlikud, võib alustada korraldamisega ka hiljem,” selgitab Marie Lakspere.
Raudsilla peopaiga peremees Taavi Ossip kinnitab mai alguses, et eelolevast suvest on Raudsillal vabad veel kolm nädalavahetust. “Pulmad tellitakse reeglina aastajagu aega ette, firmapidude tegijad alustavad broneerimisega talvel,” kinnitab ta.
Päevad pole vennad
See vana ütlemine kehtib väga hästi ka firmapidude korraldamisel ning pidude tellijatel on selle meelespidamisest palju võita.
Õhtujuht Andres Karu on kogenud, et kõige pikem broneerimisaeg on pulmadel – just seepärast, et kui pruutpaaril on nägemus kindlate päevade suhtes, võivad need korraldajatel juba täidetud olla
“Plaanimistegevuse juures tuleks alustada ajast ja kohast, seejärel aga leppida kokku õhtujuhiga,” soovitab Karu. Põhjus on lihtne – üks koht ei saa võõrustada erinevaid pidusid korraga ja õhtujuht ei saa end kloonida.
Kui konkreetne õhtu on juba kinni, pole seda võimalik muuta. “Toitlustajad on sageli paindlikumad, samuti DJ-d ja muusikud,” märgib ta. Tõsi ta on, suur catering-firma saab vajadusel teenindada mitut üritust samal päeval, muusikud võivad etteaste lõpul minna uude kohta, kuid paik ja õhtujuht on kindlalt paigal.
Karu annab peokorraldajatele hea soovituse – kui sobib, kaaluge firmapeo korraldamist nädala sees. “Esiteks on kergem leida sobivat kohta, teiseks võib väljaspool prime time’i peetav üritus olla märksa madamala eelarvega. On kohti, kes annavad nädala sees kuni 50% hinnasoodustuse,” on ta kogenud.
Kas korraldada pidu ise või kutsuda seda tegema professionaalid? Karu soovitab, et kui eelarve võimaldab, võiks kaasata üritusturundusfirma. Nii võib olla päris kindel, et peo käigus ei tule tegeleda ootamatute ebameeldivustega – lepingud on korrektsed, õhtujuht kaine, toitu piisavalt, tort jõuab õigel ajal jne. Sama head on tema kogemused ka suurettevõtetega, kus pidude korraldamiseks on tööl eraldi inimene, oma ala professionaal.
Baltika korraldab peod ise
Vastupidist kogemust jagab Baltika Grupi personalijuht Kairi Nodapera. “Kui tahta, et pidu on ettevõtte nägu ja tõesti töötajaid puudutab, võiks selle korraldada töötajatega koos,” ütleb ta.
Nodapera on Baltika personalijuht olnud peaaegu kaks aastat ning selle aja sisse on jäänud kaks suurt ettevõtte pidu, mis korraldati töötajate aktiiviga.
“Need peod ja nende organiseerimine on olnud meie jaoks hea kogemus,” märgib ta. “Mõned kuud enne pidu olen saatnud välja üleskutse, et leida inimesed, kes on valmis peo korraldamisel kaasa lööma. Tekib aktiiv, kellega koos paneme paika peo teema, sellest lähtume kõigi järgmiste otsuste puhul.”
2016. aastal oli Baltika firmapeo teemaks “Üks ilus kleit”, 2017. aastal “90ndate disko”. Viimane eeldas esmalt sobivat interjööri, mis leiti Nõmme Kultuurikeskusest. Laes keerlev diskokera ning suur saal seina ääres olevate pinkidega olid justkui selle plaani jaoks loodud. Ka catering järgis toonaseid trende.
“Meie jaoks on tähtis isikupära. Oleme moefirma ja näiteks ruumi dekoreerimise usaldame meeleldi oma töötajatele, samuti esinejate valiku. Ka õhtujuhtidena astusid üles kaks inimest meie firmast ja said sellega väga hästi hakkama.”
Omade jõududega peo tegemine annab Baltika Grupile ka ajas veidi vabamad käed. Nii näiteks lubab Nodapera lähipäevil saata välja kutse, et leida aktiiv juunikuise firmapikniku korraldamiseks.