Eluliste olukordade õiguslik käsitlus ja maksu- või kohtumenetluses antavad hinnangud ei seisa tavaelust eraldi. Kodukontori pidamisel kantud kulude proportsiooni õiguspärasuse hindamisel kasutatakse üha enam mõistet eluline usutavus. Riigikohus sedastab kohtuasjas 3-3-1-15-13 järgnevat: „Maksumenetluses piisab mõistlikust kahtlusest, mida põhjendatakse ja mis on eluliselt usutav.“ Selle põhimõtte rakendamine kehtestab maksuametile madalamad tõendamise standardid ja ettevõtjale omakorda suuremad. Seetõttu tasub ka kodukontoris ettevõtte kuludena näidatud proportsiooni kavandamisel esmalt rahulikult hinnata, kas loodud käsitlus on eluliselt usutav ka igale tavalisele mõistlikule kõrvaltvaatajale.

2. Tõendite omamine on esmatähtis

Praktikas võib maksuameti kontroll kesta isegi aasta või kauemgi. Selle resultaadiks on kontrollakt, millele vastamiseks antakse maksumaksjale omakorda 10–30 päeva. Kui ettevõtlus kodukontoris pole piisavalt dokumenteeritud, ei pruugi kümne päevaga olla võimalik tõendeid leida. Meie büroo advokaadid on vägagi tihti pidanud tõdema, et tõendite omamine ja säilitamine on maksukonflikti lahendamise võtmeküsimus. Üha enam digitaliseeruvas tavaelus dokumentide osakaal aina väheneb. Maksumenetlusi silmas pidades võiks olla aga dokumente ja tõendeid pigem rohkem. Seetõttu dokumenteeri hoolega kõik kodukontori ettevõtlusega seotud tegevused, mis võivad edaspidi maksuameti huviorbiiti sattud.

3. Säilita tõendeid nii kaua kui võimalik

Inimesed surevad ja inimsuhted muutuvad ajas. Ei tasu loota kunagise äripartneri suulistele ütlustele või siis abikaasa või naabri antud lubadusele midagi kinnitada. Äripartner ei pruugi enam viie aasta pärast elus olla, abikaasast võib saada eks, kellega omakorda mitu varalist vaidlust pooleli, ning naabriga võib olla aastate pärast mitu kraavi jagamata. Sellele vastukaaluks on alati paremad lihtkirjalikult fikseeritud lepingud, allkirjastatud aktid, arved, kviitungid, millel selged viited kodukontoris peetavale ettevõttele ja seosed ettevõtte tegevusega. Säilita neid hoolsalt vähemalt seitse aastat ja ka seejärel hinda enne hävitamist hoolega, kas midagi võib siiski ka tulevikus tõenditena vaja minna.

4. Kajasta kodukontori kasutamist ettevõtte dokumentides

Kodukontori kajastamine töölepingus võib osutuda vajalikuks mitmel põhjusel, näiteks kodukontori kulude kompenseerimisel või sõiduautoga töösõitude tõendamisel. Kui näha töö tegemise asukohana ette nii ettevõtte põhikontori aadress kui ka korteris peetava kodukontori aadress, siis ei sõideta enam sõidukiga töölt koju, vaid kahe töökoha vahel. Sellisel juhul on lihtsam ja eluliselt usutavam tõendada mitmeid kulusid. Kodukontoris töötamise saab ette näha ka töökorralduse reeglites ja muudes töötamist reguleerivates dokumentides. Kodukontori pidamine tasuks kirjeldada ka üürilepingus, lisaks vormistada valduse vastuvõtmise akt ning registreerida ettevõte äriregistris kodukontori aadressil, teha sideteenuse ja muude teenuste lepingud ettevõtte nimele.

5. Lähtu pigem konservatiivsest käsitlusest ja küsi õigel ajal abi

Tasub teada, et praktikas peetakse üldjuhul põhjendatuks kodukontoris ettevõtlusega seotud kulude kandmist kogu korteri kuludest 50 protsendi ulatuses. See pole kivisse raiutud tõde ja olukorrad on erinevad. Siin võib aidata õigusnõustaja hea nõu. Kui vajad abi kodukontori pidamise dokumenteerimisel enda ettevõtluses või oled sattunud sellisel teemal maksuvaidlusesse, pöördu abi saamiseks oma ala asjatundjate poole. Nii saab koostada vajaliku dokumentatsiooni ja abi maksuvaidluses või lihtsalt maksuametiga suhtluses.

Loe juurde HansaLaw kodulehelt, Facebookist ja LinkedInist.