Ühe eduka konverentsi taga peitub tundide viisi planeerimist ja õigete valikute tegemist, aga tihti polegi neid valikuid nii lihtne teha, kui pealtnäha paistab. Millele tasuks kindlasti konverentsi korraldades mõelda?

Sobiv keskkond

Valides kohta, kus konverentsi pidada, ei saa üle ega ümber ruumi suurusest ja mahutavusest. Ruumis peaks olema mugav viibida ja korraldajal peaks olema seal lihtne konverentse korraldada. Ühtlasi tasuks tähelepanu pöörata selle asukohale linnaruumis ja ligipääsetavusele erinevate transpordivahenditega. Kohalikele suunatud ürituse puhul on oluline mõelda ka mugavatele parkimisvõimalustele. Suureks lisaplussiks on kindlasti ka see, kui ei ole vaja kohale tellida eraldi toitlustusteenust ega konverentsi läbiviimiseks vajalikku tehnikat.

Foto: Radisson Blu Hotel Olümpia

Suurepärane toiduelamus

Konverentsi korraldades on oluline läbi mõelda ka toitlustuse pool, sest just kulinaarne elamus tekitab emotsiooni ja jääb tihtipeale pikaks ajaks üritust meenutama. Ühtlasi on oluline, et valitud toit annaks energiat ja aitaks kaasa keskendumisvõime suurendamisele, et inimesed suudaksid kogu päeva vältel efektiivselt kaasa mõelda. Seetõttu tasuks mõelda läbi nii lühikesel kohvipausil kui ka lõuna- või õhtusöögil pakutav. Kohvipausidel on näiteks trendiks saanud tervislikkuse rõhutamine, kus tavapärasele kohvi ja küpsiste valikule on lisandunud värsked smuutid ja puuviljad.

Kogenud ja usaldusväärne korraldustiim

Meeldejääv ja hästi organiseeritud konverents saab alguse juba esimesest kontaktist korraldustiimi ja kliendi vahel, sest just nendevaheline koostöö kindlustab edu. Tihti oskab just konverentsikeskuse kohapealne tiim anda häid soovitusi, võttes arvesse kindla keskkonna eripärasid ja logistilisi võimalusi. Just korraldustiimi ülesanne on tagada konverentsipäeval vajalik kindlustunne, et ürituse korraldajal ja tema külalistel mööduks meeldiv päev ja nad jääksid seda heade sõnadega meenutama.

Foto: Radisson Blu Hotel Olümpia

Kõik vajalik ühes majas

Rahvusvaheliste konverentside läbiviimise muudab lihtsamaks paiknemine hotelliga samas majas. Kui kutsutud külalised majutuvad konverentsikeskusega samas kohas, hoiavad nad kokku väärtuslikku aega, saavad end välja puhata ja jõuavad ka õigeaegselt probleemideta konverentsile. Külaline saab enne ja pärast sündmust lõõgastuda ning nautida kõiki hotelli pakutavaid mugavusi ja teenuseid. Ühtlasi teeb see lihtsamaks ürituse korraldusliku poole, kuna kõik vajaminevad teenused saab mugavalt ühest kohast ja erinevaid osapooli on vähem.

Kastist välja mõtlemine

Konverents ei pea olema üks pikk ja formaalne koolitunni stiilis loeng, vaid tasuks mõelda kastist välja. Järjest populaarsemad on näiteks hoopis vabamas stiilis konverentsid, kus ei istuta enam lihtsalt toolidel reas, vaid nauditakse meeldivat loengut hoopis kott-toolidelt. Populaarne on ka
cabaret-stiilis ehk ümmarguste banketilaudade paigutus, mis jätab saalist väljapeetud mulje. Loomulikult on lisandunud ka uudsed tehnoloogilised lahendused, nagu videosillad, veebi kaudu otseülekanded jms.

Tallinna südames asuv Radisson Blu Hotel Olümpia konverentsikeskus läbis värskenduskuuri vaipadest ja seinavärvidest tehniliste lahenduste ja valgustiteni välja. Renoveeritud 13 multifunktsionaalset konverentsiruumi on sobilikud nii suurteks konverentsideks kui ka väiksemateks koolitusteks, aga ka kontaktmessideks, näitusteks, pidulikeks vastuvõttudeks, galaõhtusöökideks ning ettevõtete ja asutuste jõulupidudeks. Kõige suurem päevavalgusega konverentsiruum mahutab kuni 500 külalist. Konverentsiruumides on olemas uusim audiovisuaalne tehnika, tõlkeseadmed ja tasuta traadita internet kõigile üritusel osalejatele.

Uuenduse läbinud konverentsikeskusesse on rajatud ka täiesti uue ilmega ruum Brain Box, mis soodustab värvide ja paindliku mööblilahendusega (tugi- ja kott-toolid) efektiivsust, loovust ja uutmoodi mõtlemist.

Eduka ürituse tagab ja erksaid mõtteid toetab tervisliku toitumise kontseptsioon Brain Food, ühendades menüüs elemendid, mis suurendavad produktiivsust, keskendumisvõimet ja mõtlemiskiirust ning langetavad ühtlasi stressitaset. Väärtust lisab ka see, et toit valmistatakse hotellis kohapeal, pöörates erilist tähelepanu nii kvaliteedile kui ka presenteerimisele.

Hotelli professionaalsed ja staažikad ürituste koordinaatorid aitavad tagada eduka ja meeldejääva ürituse, olles abiks erinevate komponentide, nagu ruumide, tehnika, toitlustuse, programmi ja vajadusel ka majutuse, ühendamisel. Igale üritusele on määratud üks kindel koordinaator, kes on kliendile toeks algusest lõpuni kogu korraldusprotsessi vältel, teades iga väiksematki detaili ja leides sobivaima lahenduse igale olukorrale.

Väärtust lisab ka lojaalsusprogramm Club Carlson, millega on korraldajal võimalik teenida iga ürituse pealt punkte, mida saab siis hiljem kasutada majutuse ja lisateenuste eest tasumiseks ning seda kõikides Carlson Rezidori hotellides üle maailma.

Uuri lisa: Radisson Blu Hotel Olümpia – Liivalaia 33, Tallinn

estonia.events@radissonblu.com, +372 6315 314
www.radissonblu.com/olumpiahotel-tallinn