Dokumendid veebi

Tänapäevases infoühiskonnas on tihti vaja kolleegide, sõprade või tuttavatega dokumente vahetada ja neid ka ühiselt muuta. Vaatleme nelja popimat keskkonda, mis seda võimaldavad teha.

Üks moodus dokumente jagada oleks ju e-posti teel, kuid tihti tekitab see tühjast palju tüli: dokumendid pole ühes kohas ning neist liigub mitmeid versioone. Õnneks on olemas üsna mitu veebipõhist dokumendihaldurit, mille abil on võimalik oma elu märksa lihtsamaks teha. Samuti on dokumentide veebis hoidmisel üks suur eelis – neid saab lugeda-muuta suvalisest arvutist suvalisel ajal.

Google Docs

http://docs.google.com

Google Docs kuulub kindlasti tuntuimate ja enim kasutatavate lahenduste hulka. Peale dokumentide jagamise ja haldamise on olemas ka võimalus neid veebibrauseri abil muuta.

Google Docs ühildub vabalt ka Microsoft Office’i formaatidega, mis tähendab, et rakendust saab kasutada üsna hästi arvutis asuva kontoritööpaketi asemel.

Kasutajaliides on Google’ile omaselt minimalistlik, kuid samas nii loogiline, et isegi arvutivõhikul ei tohiks vajalikud toimingud leidmata jääda. Dokumente saab jagada kõigiga, kellel olemas e-posti aadress, dokumendi muutmiseks peab aga teisel osapoolel olema ka Google’i konto.

Kõiki dokumente saab eksportida nii Office’i failiformaati kui ka PDFi, kui tekib vajadus dokument näiteks mälupulgale panna. Lisaks toetab Google Docs OpenDocumenti (ODF) formaati, mida kasutab OpenOffice.org.

Kõik dokumendihalduses osalejad saavad näha, kui keegi parasjagu dokumenti muudab, seega ei tohiks tekkida probleeme sellega, et kaks inimest mudivad samal ajal ühte dokumenti.

Hiljuti andis Google ka teada, et Google Gearsi nimelise tarkvarajupi abil saab oma dokumente mudida ja vaadata ka siis, kui internetiühendust parasjagu ei ole. Artikli kirjutamise hetkel ei olnud minu kontole veel sellist lisavõimalust tekkinud, seega ei oska seda lisavõimalust paraku kommenteerida.

Office Live Workspace

http://workspace.officelive.com

Microsoft on veebiteenuste osas jäänud tagaajaja rolli ja teisiti pole ka praegu. Office Live Workspace (OLW) meenutab omadustelt Google Docsi, kuid puudu on dokumentide muutmise võimalus veebis. Seetõttu peab kasutaja arvutisse olema paigaldatud mõni Office’i formaate muuta oskav kontoritööpakett. Küll aga saab OLWs tekitada märkmeid ja mitmesuguseid nimekirju – üritused, ülesanded, kontaktid – ning neid nimekirju ka Excelisse eksportida.

Tõenäoliselt lisandub Office Live Workspace’i tulevikus samuti võimalus dokumente veebis muuta.

Kasutajaliides on Office Live Workspace’il sama minimalistlik kui Google Docsil ning üllataval kombel on ka see mugav ja intuitiivne.

Nii nagu Google Docsis, on ka siin näha, kui keegi teine muudab hetkel dokumenti. Samuti saab arvutisse paigaldada Office Add-in’i, mis võimaldab OLWs olevaid dokumente vaadata ja muuta otse Office’i rakendustes. Add-In toetab nii Office 2007, 2003 kui ka XP versioone.

OLWi üks põhimõtteline erinevus on see, et tekitada saab mitmeid töölaudu, võimalik on luua nii tühi töölaud kui ka valida juba valmisolevate töölaudade vahel, olgu selleks näiteks konkreetse projekti või klassi näidistöölaud.

Zimbra

http://zimbra.com

Zimbra erineb kahest eelnevast oluliselt. Tegemist on tasulise programmiga, millest saadaval ka avatud lähtekoodiga versioon. Peale dokumentide halduse on tegu täisfunktsionaalse isikliku info halduri ja ka e-postikliendiga.

Algul oli Zimbra mõeldud tee nusepakkujatele, kes seda siis oma klientidele edasi oleksid müünud. Seetõttu ongi Zimbra kasutamiseks kaks võimalust – rentida Zimbra täisteenus mõnelt pakkujalt või laadida alla Zimbra avatud lähtekoodiga versioon ja paigaldada see enda serverisse. Zimbra kodulehel on olemas ka avalik demo, mida iga soovija võib proovida.

Üritasin Zimbrat paigaldada ka enda Macile, aga miskipärast see esimesel kahel korral ebaõnnestus, kolmandal korral paigaldus Zimbra ilma probleemideta.

Zimbra kasutajaliides oli minu jaoks natuke liiga ülepaisutatud, ekraanil asub korraga lihtsalt liiga palju infot.

Adobe Buzzword ja Share

http://buzzword.com

ja

http://share.adobe.com

Buzzword on üks minu lemmikuid. Tegu on Adobe’i poolt möödunud aastal omandatud ja nüüd avalikuks tehtud veebipõhise dokumendiredaktoriga, mis võimaldab dokumente ka jagada.

Miks on Buzzword minu lemmik? Ilmselt samal põhjusel, miks ma kodus Apple’i arvutit kasutan – ta on ilus ja mugav. Nagu ka eelnevates, toimib valmistehtud dokumentide jagamine – sisestan inimeste meiliaadressid, soovi korral kohandan neile saadetavat teksti ja kolleegide postkasti saabub peaaegu kohe kiri, et ma tahan nendega midagi jagada.

Adobe Share aga, nagu nimestki võib järeldada, on mõeldud eri dokumentide veebis jagamiseks. Iga kasutaja saab gigabaidi ruumi. Eriliseks teeb Adobe Share’i aga see, et temaga on võimalik panna kodulehele või ajaveebi dokumendi eelvaade, minul kui aktiivsel ajaveebnikul teeb see dokumentide ja presentatsioonide näitamise veebis ääretult lihtsaks.

Need rakendused erinevad üksteisest, kuid lõppkokkuvõttes teevad sama asja. Minu parim soovitus oleks läbi proovida kõik neli ja võtta kasutusele see, mis konkreetsetele vajadustele kõige paremini vastab. Kindlasti pole ka need veebirakendused ainsad omasugused, kuid nende nelja kujul on tegu suurimate pakkujate lahendustega.